Om K@nelbullens drift

K@nelbullen har en grupp frivilliga stödpersoner som med liv och lust sköter om den dagliga verksamheten.

För att bli stödperson bör man förstås till att börja med tycka att det verkar så trevligt och meningsfullt att man är beredd att satsa en "arbetsdag" på K@nelbullen då och då.

Så bör man förstås ha en viss datorvana, men man behöver inte vara någon expert på vare sig datorer eller Internet. En del kunder är rena nybörjare och då är det förstås viktigt att ge dem lite vägledning och tips så att de kommer igång.

Förmånerna är framförallt att man får träffa trevliga människor, lära sig saker om data och Internet och själv använda K@nelbullens datorer (fritt fram när dator är ledig och man har tid).

För att stilla den värsta hungern och törsten får man (om man vill) brygga sig lite kaffe eller te. Ofta finns det också någon kaka tillgänglig i skåpet bredvid bryggaren.

Som stödperson har du också förmånen att få medlemsavgiften till SeniorNet Sweden betald av Södermalmsklubben. När det är dags att betala, sänd ett mejl med medlemsnummer, namn och fakturans referensnummer till klubbens kassör, så blir betalningen gjord.

Stödpersonerna kan också surfa fritt på K@nelbullen även när de inte är i tjänst under följande förutsättningar:

• att någon dator är ledig
• att man inte blockerar för någon kund
• att  tjänstgörande stödperson/er är införstådd/a
• att det sker i måttlig omfattning

Det finns inför varje månad en schemaläggare som gör upp månadscheman som anger vem som ska vara stödperson respektive dag. Exempel.

Lista för kommande månad sänds ut med e-post ca 10 dagar i förväg. Ofta blir det ändringar i listan och då kommer nya versioner. Listan finns också tillgänglig på K@nelbullen. Vi försöker också ha en uppdaterad version av listan tillgänglig på Webben - på Kanelbullens förstasida, längst ner  finns det länk till gällande schema (och ibland till nästa månads schema) - förutsatt att ändringar blivit inrapporterade.

För varje tjänstgöringsdag utses en ordinarie stödperson och en reserv. Huruvida reserven ska komma eller inte bestäms i samråd mellan ordinarie och reserv. Tyvärr är det ofta svårt att veta i förväg hur hög arbetsbelastningen blir, men är man lite varm i kläderna så räcker det som regel med en person på plats. Men det är förstås bra att vara två. Och om någon av de två vill att båda ska finnas på plats så är detta förstås vad som gäller. Om man tänker utebli är det givetvis viktigt att kontakta den andra personen och få bekräftat att han/hon kommer.

Om man inte kan ställa upp just den dag som listan anger söker man själv kontakt med någon att byta dag med. Ett alternativ är att "byta" med reserven, förutsatt att denna anser sig kunna ställa upp utan reserv.

Eventuella önskemål om att slippa tjänstgöring vissa veckodagar (eller tvärtom) kan lämpligen i förväg sändas till schemaläggaren så blir förslagen bättre från början.

Nya stödpersoner är givetvis välkomna. Kontakta schemaläggaren (se 1.6 nedan).

I pärmen (uppslag 1) på K@nelbullen finns journalblad för de närmaste veckorna (så att bokningar kan föras in).

Eftersom vi nu har fått fler datorer har blanketten  gjorts om så att raderna inte är låsta till viss dator eller viss tid. Stödpersonen får alltså skriva in vilken dator det gäller och mellan vilka klockslag den nyttjats av besökaren.

Ett blad per dag används. Exempel

För varje uthyrning anges:

• datorbeteckning och klockslag från/till
• namn på kunden (inte obligatoriskt),
• om han/hon är medlem i SeniorNet (vid behov kan man fråga om medlemsnummer eller be att få se medlemskort, men normalt räcker det med muntligt besked, sätt då en bock eller "ja" i kolumnen för medlemsnummer),
• hur betalning skett - antalet halvtimmar anges i den relevanta kolumnen (t ex i kol Kort om kunden nyttjat stamkundskort)
• uppgift om betalt belopp (om allt går på tidigare köpt kort blir det inget belopp)
• om kunden betalat för något annat än kontantbetald tid anges i kol Anm vad som köpts (exv kort, CD, diskett, kopior....)

Journalbladet summeras vid dagens slut och dagens  stödperson(er) anger sina initialer på bladet som därefter flyttas till pärmens uppslag för "gamla" blad. Summauppgifter för dagen och info om vad som sålts överförts till veckans kassaboksblad.

Om det saknas journalblad finns underlag för nya  på hårddisk i C-datorn (mapp Dokument/Kanelbullen).

Det finns också i pärmen en "loggbok" där stödpersonerna kan notera sådant som nästa dags stöd eller någon ansvarsperson kan behöva veta (plus gärna en eller annan lustig incident). Dessa noteringar kan även göras elektroniskt i vår "bull-logg" på nätet.

"Kassaboken" är en blankett som löper veckovis och där dagens aktivitet summeras med ledning av journalbladet.  Ett exempel på ett delvis ifyllt veckokassablad med anvisningar finns att skåda här.
Utöver journalens summor och uppgift om sålda "prylar"  anges  dagens kassasaldo och stödpersonernas initialer.
Aktuellt veckokassablad finns i pärmen (uppslag 2).

Ett kassaskrin innehåller dagskassan och lite till. Skrinet förvaras normalt i hurtsen under skrivbordet när vi inte har öppet.

Kassören tar regelbundet hand om ev. överskott ur kassaskrinet, så att det inte ligger onödigt mycket kontanter där .

Som stödperson bör du i eget intresse kolla att det verkar vara pengar i kassan så att det täcker vad som står i kassaboken. Smärre avvikelser (några tior upp eller ner) kan dock förekomma, och det är heller inte nödvändigt att räkna på kronan när. Skriv gärna en anmärkning i kassaboken vid eventuell avvikelse (är det mot förmodan en stor avvikelse bör förstås kassören eller schemaläggaren informeras).

Avgift per halvtimme erläggs för datorutnyttjande, även när egen medhavd dator nyttjas.

• Medlem i SeniorNet betalar 10 kr per halvtimme.
• Övriga betalar 15 kr per halvtimme.
• För utskrivna kopior betalar alla 50 öre per sida. Om besökare vill skriva ut rena färgbilder (typ fotografier) måste vi dock ta mer betalt.
  - tunt fotopapper (A4) kostar 2 kr/st
  - styvt fotopapper (A4) kostar 5 kr/st
  - tjockt fotopapper (A4) kostar 10 kr
  - därtill kommer kostnad för bläck, 10 kr för en helsidesbild (A4), 5 kr för halvsides, 2,50 kr för bild som täcker ca 1/4 av sidan. Prislista finns anslagen vid skrivarna. På fotopappersförpackingarna har också pris för papper angetts.
• Diskett kan köpas för 10 kr.
• CD-R-skivor och DVD-R-skivor för bränning kan köpas för 20 kr (10 kr för skivor utan fodral).- finns överst i skrivarhyllan..
• USB-minnen ā 8 GB finns nu också att köpa för 80 kr/styck (så länge lagret varar) - nedersta hurtslådan.
• Billigaste alternativet för den som vill komma fler gånger är att köpa stamkundskort . Då får man 10 halvtimmar för 70 kr (50 kr för medlemmar i SeniorNet). Hur du noterar i journalen framgår i avsnitt 1.3 ovan.

Ev återbetalning av avgift för tid då datorn inte kunnat nyttjas på avsett sätt (t ex vid fel på Internet) sker enligt stödpersonens bedömning.
Stödpersonen får också bedöma i vilken mån avgift ska tas t ex i ett fall då besökare medfört egen dator för att få hjälp med något problem, men då ingen hjälp har kunnat ges.

1.6

Schemaläggare:
Bo Zetterberg, tel 640 66 77.
Per I Johansson är reserv vid behov.

Kassakoll:
Berit Åberg

Administration, lokal, papper etc:
Pelle Carlson, tel 84 39 77

Maskiner och program samt övergripande:
Pelle Carlson, tel 84 39 77

Marknadsföring:
Eva Nisséus,

Städning:
får vi hjälp med varje måndagsmorgon. Om du tycker det behövs så gör du förstås också en  insats för att hålla lokalen snygg och städad (då blir du inte bara stödperson utan även städperson). Det finns sopborste och -skyffel samt hink och trasor m m.

Arbetsfördelning:

Nedan en lista på ungefär hur det är tänkt att ansvaret mellan berörda ska fördelas. I praktiken blir det nog mera flexibelt, många kan t ex hjälpa till med administrativa och övergripande uppgifter. Och kom ihåg att vi alla gör våra insatser frivilligt och utan ersättning, så klaga måttligt om något inte skulle vara perfekt skött.

Schemaläggare:

• Samlar stödpersonernas uppgifter om när dom kan och inte kan
• Gör upp ny vaktlista inför varje månad, helst i mitten av föregående månad
• Skickar listan till stödpersonerna och till bullen (och lägger ut den på hemsidan)
• Tar emot uppgifter om ändringar i listan och reviderar den
• Hjälper i kniviga fall till med att ordna ersättare
• Ser till att aktuell vaktlista och annan info finns tillgänglig för stödpersonerna, både på papper och elektroniskt.
• Startar rekrytering av nya stödpersoner vid behov
• Initierar möten med stödpersonerna vid behov
• Stimulerar stödpersonerna till fortsatta insatser
• Föreslår vid behov ändring i regler, ev ersättning till stödpersonerna etc.

Administratör:

• Ser till att journalblad görs i ordning för kommande månad
• Ser till att kassaboksblad finns
• Skaffar vid behov in papper, bläck o dyl
• Gallrar i tidningsställen vid behov
• Håller info-pärmen för stödpersonerna uppdaterad
• Kollar av anslagstavla och wyteboard

Kassör:

• Kollar att journal och kassabok förs
• Hämtar hem pengar till klubben när det blir onödigt mycket i kassan
• Och vice versa om det skulle bli ebb i kassan
• För in inkomster och utgifter på lämpligt sätt i klubbens bokföring

Teknik och Övergripande:

• Håller koll på att maskiner och programvara inte klappar ihop
• Skaffar och installerar vid behov nya program
• Försöker reda ut problem som uppstår med maskiner/program
• Sköter Kanelbullens hemsida

Marknadsförare:

• Gör reklam på olika sätt för Kanelbullen så att vi får lagom mycket kunder
• Försöker hålla sponsorer varma och givmilda
• Kollar att information till besökarna finns på plats, skaffar vid behov fram mera

1.7

De stödpersoner som vill få hjälp med något, själva vill pröva program som man inte känner till etc är välkomna till K@nelbullen måndagar kl 10-12. Då finns någon van supportperson på plats som kan hjälpa till. Dessa timmar ägnas också åt support för andra besökare som har problem med sin dator, så det kan finnas skäl att kolla i förväg hur stor beläggning som förväntas.

Dator X
På skrivbordet finns en liten laptop som är till för stödpersonernas användning. I den kommer nedan nämnt informationsmaterial att finnas tillgängligt (för ev utskrift), liksom adresslista för stödpersoner. På sikt kommer vi också att testa att föra dagsjournalerna och veckobladen direkt i dator.

Arkiv m m i X-datorn är under uppbyggnad.

Informationsmaterial till stödpersonerna finns i den svarta pärmen med journaler, kassaboksblad etc. Ytterligare info kan finnas i en annan A4-pärm, som regel står den uppe på hyllan. Det mest aktuella kan också finnas  på anslagstavlan över skrivbordet och under skrivunderlägget. Samt i bull-loggen på nätet.

I C-datorn (delvis också i andra datorer) finns ett antal filer som kan behöva användas ibland. Under Dokument -> Kanelbullen hittar man t ex de informationsblad som vi "trycker upp" för våra kunder (Om Kanelbullen, om kurser, om SeniorNet). Mappen är åtkomlig från alla datorer (via det lokala nätverket).

Det finns också möjlighet för stödpersonerna, att  notera iakttagelser, tips, problem, trevliga och mindre trevliga händelser etc. Det kan ske på vår loggbok på nätet och/eller i den svarta pärmenKolla gärna de senaste noteringarna i denna "loggbok" när du tjänstgör.

Cirka en gång per "termin" bjuds  också in till ett stödpersonsmöte för att utbyta erfarenheter, komma överens om förändringar etc.

1.8

En lista över ändringar (av någorlunda betydenhet) som skett fr o m 2007